Importante Embajada requiere integrar a su equipo de trabajo, a Asistente Ejecutiva/o, por reemplazo plazo fijo (6 meses)
Será responsable de brindar asistencia al Jefe de Misión en labores administrativas, para asegurar el correcto funcionamiento y eficiencia de la oficina.
Principales funciones:
Asistencia al Embajador en temas administrativos, como envío y recepción de correos, llamados, agendar reuniones y labores diarias, coordinación de invitaciones a reunión, recepción de visitas, coordinación de transporte y viajes oficiales, entre otros.
Administración general: escaneo de documentación, regalos corporativos, registro de visitantes, mantención de bienes en la oficina, proveer apoyo de recepción, trámites de visados, asistencia a diplomáticos, apoyo verbal y escrito en traducciones.
Asistencia en todos los aspectos de Visitas Oficiales y eventos, incluyendo la preparación de listas de invitados, invitaciones, programas y otros documentos. Relación con proveedores para los mismos.
Mantencion de base de datos de contactos relevantes para la Embajada.
Administrar el sitio web y redes sociales cuando se requiera
Proveer asistencia en envío y recepción de obras de arte
Asegurar el cumplimiento de las politicas ministeriales, reglamento de salud y seguridad, procedimientos de emergencia, etc.
Otras labores requeridas para brindar apoyo al equipo.
Requisitos excluyentes:
Formación técnica o profesional acorde al puesto.
Al menos 2 años de experiencia comprobable en labores similares, deseable en Embajadas, o como asistente personal de altos ejecutivos.
Manejo fluido oral y escrito de idioma inglés, nivel avanzado.
Dominio de Office nivel usuario avanzado
Deseable licencia de conducir clase B
El cargo reportará directamente al Gerente de Administración. Jornada laboral de Lunes a Viernes (37.5 hrs semanales).