Administrative Specialist 7

NOIRLab de NSF (formalmente llamado Laboratorio Nacional de Investigación para la Astronomía Óptica-Infrarroja de la NSF) es el principal centro nacional estadounidense para astronomía óptica-infrarroja terrestre de observación nocturna. La misión de NOIRLab es permitir descubrimientos innovadores en astrofísica al desarrollar y operar observatorios terrestres de última generación y proporcionar productos de datos y servicios para una comunidad diversa e inclusiva. NOIRLab opera como una organización matricial, otorgando servicios a través de sus programas: Gemini, Rubin, MSO (CTIO y KPNO), y CSDC, con trabajadores aproximadamente en las instalaciones en tres lugares geográficos: Arizona, Hawai'i y Chile.En esta oportunidad buscamos un Asistente de Montaña Pachón para que brinde soporte al Supervisor de Servicios de Montaña del Departamento de Operaciones en Chile (CFOps, por su sigla en inglés), en las funciones operativas y administrativas generales relacionadas con los servicios prestados. La persona que ocupa esta posición debe mantener actualizada la información y también registros precisos para los clientes, el presupuesto y el control de los costos. Es el punto de contacto entre Cerro Pachón con Cerro Tololo y también con el Motel ubicado en Recinto La Serena. Es la persona encargada de recibir, asistir y transmitir toda la información operativa y logística que involucra al Departamento de CFOps e incluso a los programas en Cerro Pachón.Funciones Esenciales: Trabaja en conjunto con el Asistente de Montaña de cerro Tololo, dando soporte en diversas actividades y tareas relacionadas.Asiste a los guardias en el control del tráfico vehicular hacia/desde los cerros, incluyendo el tráfico de visitantes hacia Pachón.Planifica y asiste en la coordinación de la logística de los hoteles, como son las reservas de habitaciones, control del estado de las habitaciones de forma regular, recepción de visitantes, entrega de llaves de las habitaciones, seguimiento de tareas de mantenimiento, check in/check out de habitaciones, preparación de facturas, entre otras.Asiste en la coordinación del sistema de arriendo de automóviles en el cerro Pachón, desde la mantención, reserva, asignación, entrega y recepción del automóvil al usuario.Asiste en la coordinación del personal de aseo y contratistas de CFOps que trabajan en las instalaciones de montaña, así como también en los telescopios.Asiste en la administración de la información del sistema de registro de comida.Mantiene y realiza seguimiento de las existencias para los servicios de personal de aseo y contratistas.Asiste en la coordinación de la recepción y entrega de la ropa de cama de hotelería del hotel Pachón y 20 unidades con La Serena, para ser trasladados a Lavandería, así como otros relacionados.Prepara informes respecto al porcentaje de ocupación de los dormitorios, el servicio de comidas y el arriendo de automóviles para enviarlos al Departamento de Administración (CAS).Asiste en la coordinación de los servicios de transporte de personal de cerro Pachón. Esto incluye entre otras actividades: ser el punto de contacto con los solicitantes del servicio, registrode pasajeros, preparación de informes sobre el cobro del servicio (en caso de aplicar) y manejo de encomiendas y/o documentos enviado a través del servicio de transporte.Asiste en la coordinación con personal de los programas del cerro Pachón, todo lo relacionado con los servicios a cargo.Asiste en la coordinación con contratistas y proveedores del Departamento de Operaciones y de otras áreas.Gestiona y asiste en la coordinación del correcto almacenamiento y manejo de residuos en Cerro Pachón.Asiste al personal de servicios transitorios con el envío de información de asistencia.Asiste en la preparación de informes mensuales sobre servicios de hotel, comida y transporte.Trabaja coordinadamente con los supervisores de CFOps de La Serena que administran otros servicios relacionados.Asiste y es punto de contacto permanente en el plan de operación de invierno, manteniendo al departamento de CFOps informado sobre las condiciones del camino y el clima en la montaña durante los meses de invierno.Asiste y coordina en situaciones de emergencia y otros incidentes que requieren una respuesta inmediata fuera de horario, como cortes de energía, problemas con los sistemas de calefacción y agua caliente, sistemas de agua/alcantarillado, sistemas de alarma contra incendios, etc.Mantiene permanente comunicación e informa a su Supervisor y coordina las tareas de seguimiento si corresponde.Reemplazo de Asistente de Montaña de Tololo, para lo cual debe modificar su turno a 8x6, mientras dure el periodo de reemplazo. Especificaciones del Cargo: Capacidad para hacer frente a demandas contrapuestas a fin de garantizar que las cuestiones importantes se traten junto con las urgentes o de emergencia.Requiere excelentes aptitudes de atención al cliente.Capacidad para mantener relaciones de trabajo eficaces con todas las partes implicadas y comprometerse a contribuir a un óptimo trabajo en equipo de CFOps.Debe ser una persona emprendedora y entusiasta acostumbrada a trabajar tanto en equipo como de forma independiente.Se requiere una excelente actitud de "puedo hacerlo" y fiabilidad.Debe ser capaz de trabajar con personas de diferentes países y culturas y debe ser capaz de entender las diferentes normas de los Estados Unidos.Requiere discreción para garantizar que los clientes internos y externos reciban un servicio excelente dentro de los parámetros de la normativa de la empresa y su interpretación razonable. Educación/Experiencia/Destrezas/Habilidades Requeridas: Título universitario o técnico en Administración o carrera técnica relacionada.Se requiere experiencia demostrada en atención al cliente. Es muy deseable tener experiencia previa en la coordinación de diferentes tareas, idealmente en un Observatorio/Organización Internacional o en una empresa líder.Buenas habilidades de planificación y organización y capacidad para establecer prioridades entre las tareas.Excelentes aptitudes de atención al cliente.Sólida ética empresarial.Se valorarán los conocimientos de mecánica de vehículos.Se requieren conocimientos a nivel de usuario de Google Suite y de los productos de Microsoft Office, por ejemplo, Excel, Access, PowerPoint, MS Word.Buenas habilidades interpersonales y debe ser capaz de comunicarse con claridad y frecuencia por correo electrónico, por teléfono, radio y cara a cara.Tener habilidad para trabajar en equipo y ser proactivo.Debe ser un emprendedor capaz de hacer el trabajo con orientación y supervisión mínima.De preferencia dominio del idioma inglés intermedio verbal y escrito. Se requiere licencia de conducir vigente con un historial de manejo limpio y habilidad para manejar vehículos 4x4. Requerimientos Físicos:Existen requisitos físicos básicos que debe cumplir un trabajador para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este puesto de trabajo. Se podrán realizar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan desempeñar las funciones esenciales. Este puesto requiere pasar un examen médico después de la oferta y, de ser medicamente necesario, también durante intervalos específicos mientras se esté empleado.Además, se requiere ser capaz de trasladarse y trabajar en sitios de gran altitud, cuya altura oscila entre los 2, y los 2, msnm.****************************************************************************Si desea postular a esta oportunidad, ingrese su CV junto a una Carta de Presentación en (archivos PDF). Asimismo, en su postulación deberá indicar los datos de contacto de tres referencias profesionales, las cuales serán contactadas más adelante en el proceso de selección. Por favor, nombre los archivos adjuntos con el siguiente formato: Apellido.Nombre.TipodeDocumento. Las postulaciones que no cuenten con referencias profesionales no serán tomadas en cuenta.Esta oportunidad laboral aceptará postulaciones hasta el 31 de mayo de . AURA ofrece un excelente paquete de beneficios que incluye tiempo libre pagado y contribuciones al plan de jubilación, un salario competitivo acorde con la experiencia y un entorno de trabajo muy atractivo. La Asociación de Universidades para la Investigación en Astronomía (AURA) es un consorcio conformado por más de 49 instituciones estadounidenses, y tres filiales internacionales, que opera observatorios astronómicos de clase mundial. El papel de AURA es establecer, impulsar y promover observatorios e instalaciones públicas que fomenten una innovadora investigación astronómica. Bajo acuerdos de cooperación con la Fundación Nacional de Ciencias (NSF), AURA es responsable por la gestión de las operaciones de NOIRLab, del Observatorio Solar Nacional, de la construcción del Observatorio Vera C. Rubin y del Telescopio Solar Daniel K. Inouye; y bajo contrato con la NASA, AURA es responsable por la gestión de las operaciones del Space Telescope Science Institute.As a recipient of U.S. Government funding, AURA is considered a government contractor and is subject to Equal Employment Opportunity and Affirmative Action regulations. As an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer, AURA does not discriminate based on race, sex, color, age, religion, national origin, sexual orientation, gender identity/gender identity expression, lawful political affiliations, veteran status, disability, and/or any other legally protected status under applicable federal, state, and local equal opportunity laws. The statements below as well as the requests for self-identification are required pursuant to these regulations. We encourage your participation in meeting these federal reporting requirements which are included for protection and to assist us in our recordkeeping and reporting. Your responses are kept strictly confidential.